Quy trình đăng ký gian hàng hội chợ triển lãm

Bạn muốn tham gia hội chợ, triển lãm để giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình tới nhiều khách hàng tiềm năng hơn? Tuy nhiên, đây là lần đầu tiên bạn tham dự và chưa biết quy trình đăng ký gian hàng như thế nào?

Nếu vậy, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký gian hàng hội chợ triển lãm, giúp bạn dễ dàng hơn trong công tác chuẩn bị và tổ chức sự kiện.

Quy trình đăng ký gian hàng hội chợ

Để tham gia trưng bày sản phẩm tại hội chợ, triển lãm hay hội thảo, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ quy trình đăng ký gian hàng hội chợ theo các bước sau:

Lựa chọn sự kiện triển lãm phù hợp

Trước tiên, doanh nghiệp cần truy cập vào mục Lịch Hội chợ – Triển lãm trên website chính thức để tìm hiểu chi tiết các sự kiện sắp diễn ra, cũng như lĩnh vực trưng bày tương ứng. Sau khi chọn được triển lãm phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, quý khách sẽ tiếp tục tiến hành bước đăng ký.

Gửi yêu cầu đăng ký tham dự

Có nhiều cách để đăng ký tham gia triển lãm. Doanh nghiệp có thể đăng ký trực tuyến trên website sự kiện, gửi tin nhắn qua Zalo, liên hệ trực tiếp qua hotline hoặc gửi email tới ban tổ chức. Khi gửi yêu cầu, cần cung cấp đầy đủ các thông tin: tên doanh nghiệp, loại hình hoạt động, mặt hàng kinh doanh chính và thông tin liên hệ của người phụ trách.

Chọn gian hàng và ký kết hợp đồng

Khi tiếp nhận yêu cầu đăng ký gian hàng hội chợ, ban tổ chức sẽ gửi tài liệu hướng dẫn chi tiết về triển lãm. Quý khách cần điền thông tin đầy đủ vào mẫu đăng ký chính thức để ban tổ chức làm căn cứ soạn thảo hợp đồng tham gia gian hàng.

Thanh toán và xác nhận giữ chỗ

Sau khi hợp đồng được ký kết, quý khách cần tiến hành thanh toán ít nhất 50% giá trị hợp đồng. Sau khi nhận được thanh toán, ban tổ chức sẽ xác nhận giữ mặt bằng gian hàng theo thỏa thuận ban đầu.

Nhận bàn giao gian hàng

• Đối với gian hàng tiêu chuẩn: Sau khi hoàn tất 100% giá trị thanh toán, doanh nghiệp sẽ nhận gian hàng trước ngày khai mạc 1 ngày để trưng bày sản phẩm. Nếu muốn thay đổi thiết kế hay trang trí thêm, doanh nghiệp cần thông báo và được sự chấp thuận từ ban tổ chức để tránh phát sinh chi phí phạt.
• Đối với đất trống (gian hàng tự thiết kế): Doanh nghiệp sẽ được bàn giao mặt bằng trước từ 2 đến 3 ngày để tiến hành thi công, dựng gian hàng. Toàn bộ số tiền hợp đồng cần được thanh toán đầy đủ trước khi nhận bàn giao.

Tham khảo thêm>> Giá thiết kế gian hàng hội chợ

Chi tiết các bước đăng ký gian hàng hội chợ

Để tham gia hội chợ một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước đăng ký gian hàng hội chợ từ sớm. Việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp tiết kiệm chi phí, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tối ưu khả năng thu hút khách tham quan.

Đăng ký mặt bằng gian hàng

Vị trí gian hàng có ảnh hưởng lớn đến khả năng tiếp cận khách hàng tại hội chợ. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động chọn lựa mặt bằng và nhanh chóng đăng ký với Ban tổ chức. Việc liên hệ sớm không chỉ giúp đảm bảo vị trí đẹp mà còn tận dụng được các chương trình ưu đãi chi phí từ Ban tổ chức dành cho những đơn vị đăng ký sớm. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thêm thời gian chuẩn bị tài liệu, hàng mẫu và các hoạt động trưng bày.

Gửi file thiết kế gian hàng cho Ban tổ chức

Sau khi hoàn tất việc đăng ký và nhận thông tin mặt bằng, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một file Hướng dẫn chi tiết từ Ban tổ chức. File này bao gồm các quy định và yêu cầu liên quan đến việc thiết kế gian hàng. Doanh nghiệp cần gửi bản thiết kế gian hàng đúng hạn, thường trước ngày diễn ra hội chợ ít nhất 1 tháng. Thiết kế thi công gian hàng triển lãm phải đảm bảo tuân thủ đúng về kích thước, chiều cao và các tiêu chuẩn mà Ban tổ chức đặt ra, nhằm đảm bảo sự đồng bộ và tính chuyên nghiệp trong khu vực triển lãm.

Chọn đơn vị thi công gian hàng hội chợ, triển lãm

Sau khi lựa chọn được đơn vị thi công phù hợp, doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục nộp đơn “Nhà thầu phụ” cho Ban tổ chức. Nội dung đơn sẽ ghi rõ thông tin về đơn vị thi công gian hàng. Để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót, doanh nghiệp có thể đề nghị đơn vị thi công hỗ trợ đăng ký và chịu trách nhiệm về đơn “Nhà thầu phụ”. Điều này cho phép doanh nghiệp tập trung vào việc chuẩn bị sản phẩm, tài liệu và các hoạt động tiếp thị tại hội chợ.

AVICOM – đơn vị thi công gian hàng triển lãm chuyên nghiệp, uy tín mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

Đăng ký điện năng tiêu thụ

Việc đăng ký điện năng tiêu thụ cho các thiết bị sử dụng điện như bóng đèn, ổ cắm, tivi, tủ lạnh, máy móc,… là bước không thể bỏ qua. Doanh nghiệp cần gửi thông tin đăng ký điện năng cho Ban tổ chức đúng thời hạn. Trường hợp đăng ký trễ có thể bị phạt ít nhất 30% tổng giá trị. Nếu doanh nghiệp hợp tác với Lotus Việt, mọi thủ tục đăng ký điện năng sẽ được hỗ trợ đầy đủ, giúp tiết kiệm công sức và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Ban tổ chức.

Đăng ký thẻ thi công và phí đặt cọc lắp dựng gian hàng

Doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký thẻ thi công cho đội ngũ nhân sự lắp dựng với tòa nhà tổ chức hội chợ. Đồng thời, cần nộp khoản phí đặt cọc dành cho việc tự dựng gian hàng. Phí này sẽ được hoàn lại sau hội chợ nếu nhà thầu tháo dỡ gian hàng và bàn giao mặt bằng nguyên trạng, không gây thiệt hại. Quy trình này nhằm đảm bảo tính trật tự và an toàn trong suốt thời gian diễn ra hội chợ.

Đăng ký thẻ nhân viên tham gia hội chợ, triển lãm

Để nhân viên công ty tham gia sự kiện một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần đăng ký thẻ tham gia cho từng nhân sự. Thủ tục bao gồm việc nộp thông tin cá nhân và hình ảnh để Ban tổ chức cấp thẻ. Thẻ tham gia không chỉ giúp kiểm soát số lượng người tham gia mà còn đảm bảo tính an ninh và chuyên nghiệp trong suốt thời gian triển lãm.

Tại sao đăng ký gian hàng hội chợ triển lãm quan trọng?

Đăng ký tham gia gian hàng tại hội chợ triển lãm không chỉ là một bước thủ tục thông thường mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam. Cụ thể, Khoản 1 Điều 132 Bộ Luật Thương mại 2005 nêu rõ: doanh nghiệp khi tham gia hội chợ, triển lãm thương mại trong nước cần phải thực hiện đăng ký và được cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương xác nhận. Việc này nhằm đảm bảo hoạt động thương mại diễn ra hợp pháp và có sự quản lý chặt chẽ.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình đăng ký khi tổ chức hoặc tham gia hội chợ triển lãm, theo Khoản 4 Điều 50 của Nghị định 185/2013, sẽ đối mặt với mức phạt hành chính từ 20 triệu đến 30 triệu đồng. Vì vậy, đăng ký gian hàng hội chợ triển lãm không chỉ là trách nhiệm tuân thủ luật định, mà còn là cách bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý, đồng thời khẳng định tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Hy vọng với quy trình trên, doanh nghiệp của bạn sẽ đăng ký gian hàng hội chợ triển lãm một cách suôn sẻ và đạt được thành công như mong đợi!