Quy trình quản lý dự án và các công cụ hỗ trợ quản lý tốt nhất
Quy trình quản lý dự án sẽ bao gồm có 5 giai đoạn cơ bản. Khi bạn áp dụng đúng 5 quy trình này một cách hiệu quả sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng và hoàn thành được tốt hơn. Để hỗ trợ cho việc quản lý dự án được tốt nhất thì chắc hẳn chúng ta không thể nào bỏ qua các công cụ quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay. Do đó, bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cho bạn cụ thể các quy trình quản lý dự án và các công cụ phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý dự án.
Bạn có thể quan tâm:
Quy trình quản lý dự án là gì ?
Quy trình quản lý dự án hay còn được gọi là quản lý dự án phần mềm là một quá trình được thực hiện thông qua các giai đoạn cụ thể để chúng ta có thể kiểm soát, hình dung và bao quát được các công việc mà chúng ta đang thực hiện. Từ đó, ta có thể hiểu được rõ ràng công việc ta đang làm và giúp ta biết được ta nên làm gì với công việc đó. Giúp các nhà quản lý có thể giám sát được tiến độ của dự án mà mỗi nhân viên đang thực hiện.
Vai trò của quản lý dự án
Vai trò của quản lý dự án có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và sự sống còn của một một dự án. Sau đây là một số vai trò cơ bản mà quản lý dự án đem lại:
- Giúp chúng ta có thể kiểm soát được công việc mình đang thực hiện và có được cái nhìn rõ ràng, bao quát hơn.
- Giúp các nhà đầu tư và người quản lý dự án có thể biết được tiến độ của công việc đang đi có hiệu quả hay không.
- Báo cáo được những vấn đề gặp phải trong quá trình thực thi nhằm điều chỉnh và giải quyết vấn đề kịp thời.
- Đánh giá được chi tiết hơn về chất lượng làm việc của nhân sự và các thiết bị, vật liệu hỗ trợ trong dự án.
5 giai đoạn cơ bản trong quy trình quản lý dự án.
Giai đoạn 1: Khởi động dự án
Để thực hiện hiệu quả giai đoạn này ta phải thực hiện 2 việc như sau:
– Lập bản tuyên bố cho dự án: Thể hiện được mục tiêu và các chiến lược mà dự án cần phải thực hiện, nêu rõ các yếu tố tác động, sự ràng buộc, cách thức tổ chức dự án, các rủi ro,…một cách khái quát.
– Xác định các bên liên quan đến dự án: Thu thập đầy đủ được thông tin liên quan đến dự án. Có được sự thống nhất và đưa ra được hướng đi chung cho dự án.
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch
Ở giai đoạn này ta có 4 yếu tố để góp phần thực hiện hoàn thiện được quy trình quản lý dự án như:
– Sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan.
– Tất cả các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp phải được trình bày chính thức trên văn bản.
Giai đoạn 3: Triển khai dự án
Thực hiện đúng và hoàn tất đầy đủ các công việc đã đề ra trong bản kế hoạch và mỗi nhân viên phải thực hiện đúng theo quy trình đã thống nhất.
Giai đoạn 4: Kiểm soát, theo dõi và đánh giá
Cần phải có sự đối chiếu minh bạch giữa bản kế hoạch đã vạch ra và các công việc thực tế đã làm để từ đó kịp thời đưa ra được hướng giải quyết cho vấn đề nếu gặp phải.
Giai đoạn 5: Đóng dự án
Để kết thúc quy trình quản lý dự án phần mềm được hoàn thiện nhất, giai đoạn này cần phải được thực hiện một cách đầy đủ và bài bản. Quy trình xây dựng dự án có thể phát sinh thêm rắc rối và điều này có thể làm ảnh hưởng nặng nề đến doanh nghiệp.
Các công cụ quản lý dự án tốt nhất hiện nay:
Một số công cụ hỗ trợ quản lý dự án phổ biến hiện nay như:
– fOKRs
Là một công cụ phần mềm hỗ trợ cho các doanh nghiệp cũng như mỗi cá nhân có thể thực hiện tốt các mục tiêu trong quá trình thực hiện các quy trình quản lý dự án, giúp theo dõi, kiểm soát tiến độ thực hiện công việc của nhân viên được dễ dàng hơn.
– Basecamp
Là một phần mềm đóng vai trò như một cộng tác viên và có nhiều tính năng nổi bật nhằm tăng khả năng làm việc của mỗi nhân viên trong quá trình thực hiện quy trình quản lý dự án.
– Trello
Là một công cụ trực tuyến để trình bày toàn bộ dự án trên một màn hình. Giúp người ngoài dự án cũng có thể truy cập để xem được tiến độ công việc thực hiện của dự án.
Để có thể áp dụng các chuẩn mực về quản lý dự án như: chỉ số pmi,….thì các quy trình công cụ quản lý dự án được tìm thấy ở chuẩn mực pmi. Ngoài ra để tìm hiểu kỹ càng hơn và sử dụng quy trình quản lý dự án được chất lượng, có hệ thống chiến lược và mang tính chuyên nghiệp theo những thước đo tiêu chuẩn của quốc tế như: Chứng chỉ pmp thì có thể tìm hiểu một số khái niệm như: chiến lược, pmp, vai trò của quản lý dự án và nếu có nhu cầu thì có thể tham khảo một số khóa học đào tạo về quản lý dự án tại học viện FMIT.