Văn phòng ảo là gì? Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo an toàn, uy tín

Những năm gần đây, việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo ngày càng trở nên phổ biến. Đây được xem là giải pháp tối ưu cho các startup hay những doanh nghiệp “trẻ”. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về mô hình dịch vụ này. Bài viết sau đây sẽ giúp các bạn tìm hiểu chi tiết văn phòng ảo là gì cùng một số kinh nghiệm cần thiết khi thuê văn phòng ảo.

Tìm hiểu văn phòng ảo là gì?

Khái niệm “văn phòng ảo” còn khá mới mẻ tại Việt Nam bởi nó chỉ vừa trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Do đó rất nhiều người thắc mắc văn phòng ảo là gì khi tiếp cận với loại hình dịch vụ này. Văn phòng ảo có tên tiếng Anh đầy đủ là Virtual Office. Hiểu một cách đơn giản thì đây là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện để thực hiện các thủ tục giao dịch và làm việc.

Theo đó, mọi thông tin thực hiện giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Bên cho thuê văn phòng ảo sẽ là bên sở hữu địa chỉ kinh doanh đẹp, nằm tại các vị trí trung tâm với tuyến đường giao thông thuận lợi. Họ sẽ cho khách hàng thuê những nơi này để đặt bảng hiệu công ty, đăng ký địa chỉ kinh doanh trên giấy tờ pháp lý, hỗ trợ số fax, số điện thoại, đăng ký thuế, phòng tiếp khách… Như vậy, văn phòng ảo cung cấp cho người sử dụng những tiện ích tương tự như một văn phòng thực tế.

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ngày càng trở nên phổ biến

Có thể thấy, dịch vụ văn phòng ảo là một giải pháp tiện ích cho các doanh nghiệp/tư nhân chưa sở hữu nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn. Hiện nay, dịch vụ này đã và đang thu hút rất nhiều mối quan tâm cũng như tìm kiếm của các doanh nghiệp.

Các đối tượng sử dụng mô hình văn phòng ảo

Những đối tượng tìm đến mô hình văn phòng ảo chủ yếu là:

• Những công ty lớn có nhu cầu mở rộng chi nhánh, phát triển hoạt động kinh doanh.
• Những doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí, tập trung nguồn lực chính vào các hoạt động kinh doanh.
• Các cá nhân có mong muốn khởi nghiệp, muốn thành lập doanh nghiệp nhưng chi phí chưa đủ lớn.
• Những công ty nước ngoài muốn thuê văn phòng tại Việt Nam để làm văn phòng đại diện.

Mô hình văn phòng ai phù hợp với những đối tượng nào?

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo là gì?

Với nhu cầu sử dụng của người dùng ngày càng tăng cao, các đơn vị cho thuê văn phòng ảo cũng xuất hiện ngày càng nhiều. Vậy điều gì khiến cho mô hình văn phòng ảo có sức hút đến vậy? Thực tế, mỗi đơn vị cho thuê văn phòng ảo đều cung cấp cho khách hàng những lợi ích cơ bản khác nhau. Tuy nhiên, những tiện ích chung mà dịch vụ văn phòng ảo mang lại đó là:

• Khi bạn đăng ký được một địa chỉ kinh doanh tại những vị trí “đắc địa” sẽ góp phần gia tăng độ uy tín và chuyên nghiệp của công ty/doanh nghiệp mà bạn đang đứng tên.
• Tiết kiệm chi phí tối đa lên đến 90% so với văn phòng truyền thống. Nhờ đó, bạn có thể dồn nguồn lực chính để đầu tư cho các hoạt động kinh doanh.
• Không phải bận tâm về vấn đề cơ sở vật chất hay chi phí quản lý văn phòng. Tất cả hao phí trong quá trình sử dụng đều bị triệt tiêu về 0%.
• Tận hưởng mọi tiện ích văn phòng chuyên nghiệp miễn phí 100%. Khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo, bạn không phải hao tốn các chi phí về trang trí, thiết kế văn phòng, sắm sửa hoặc bảo trì nội thất văn phòng,…

Văn phòng ảo mang đến những tiện ích tương tự như văn phòng thực tế

Tính hợp pháp của mô hình dịch vụ văn phòng ảo là gì?

Khi tiếp cận với loại hình dịch vụ này, rất nhiều người thắc mắc không biết mô hình văn phòng ảo là gì, có hợp pháp hay không? Để kiểm chứng tình hợp pháp của dịch vụ văn phòng ảo, bạn có thể tham khảo những quy định sau đây của Luật Doanh Nghiệp:

• Theo Luật Doanh Nghiệp định nghĩa: “doanh nghiệp” là một tổ chức kinh tế có tên riêng, trụ sở giao dịch ổn định và có tài sản được xác định, đăng ký giấy tờ rõ ràng để thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp.
• Bên cạnh đó, theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 cũng quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
• Ngoài ra, bộ Luật Doanh Nghiệp cũng không quy định một địa điểm được giới hạn tối đa bao nhiêu doanh nghiệp.

Từ những thông tin trên có thể khẳng định dịch vụ văn phòng ảo không hề vi phạm pháp luật. Đây là một dịch vụ hoàn toàn hợp pháp, hoạt động dựa trên những quy định của pháp luật. Tuy nhiên, khi sử dụng dịch vụ, các công ty cần có hợp đồng thuê văn phòng ảo theo tư vấn của chuyên gia pháp lý. Đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước để không gặp những vấn đề phát sinh.

Chia sẻ kinh nghiệm thuê văn phòng ảo uy tín, an toàn tại TPHCM

Nếu bạn đang có ý định sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TPHCM thì hãy “bỏ túi” ngay những kinh nghiệm sau đây:

Tìm hiểu kỹ về đơn vị cung cấp dịch vụ

Như đã giới thiệu, văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ còn khá mới mẻ. Do đó, lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín là điều cần thiết để đảm bảo quyền lợi cho chính bạn. Cách tốt nhất là bạn nên tìm đến những đơn vị có thâm niên hoạt động trên thị trường. Hoặc bạn có thể dựa vào những đánh giá khách quan của những người đã sử dụng dịch vụ trước đó.

Lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín tại TPHCM

Vị trí thuê văn phòng

Hầu hết các dịch vụ cho thuê văn phòng tại TPHCM đều chú trọng vào những vị trí đắc địa để cạnh tranh với những đơn vị khác. Họ sẽ tư vấn cho khách hàng nhiều vị trí khác nhau với các gói dịch vụ đi kèm, phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn. Khi đó bạn cần xác định rõ công ty của mình cần một vị trí như thế nào để đưa ra sự lựa chọn phù hợp.

Chọn vị trí đặt văn phòng phù hợp với tình hình tài chính

Cân nhắc về tài chính

Các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo uy tín sẽ cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau sao cho phù hợp với bài toán kinh tế của từng doanh nghiệp. Mỗi gói cũng sẽ có những tiện ích nhất định mà bạn sẽ được tư vấn kỹ càng trong quá trình trao đổi, thỏa thuận đôi bên.

Tất nhiên, tùy vào khả năng sử dụng dịch vụ mà bạn sẽ lựa chọn mức giá phù hợp nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể canh những đợt khuyến mãi của bên cung cấp dịch vụ để có thể sở hữu một vị trí kinh doanh thuận lợi với mức giá tiết kiệm.

Bài viết trên đây vừa giải thích tất tần tật văn phòng ảo là gì cũng như một số vấn đề liên quan đến loại hình dịch vụ này. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình văn phòng ảo và có thêm kinh nghiệm khi sử dụng dịch vụ.